PROJEKTLEDERENS KOMMUNIKATIONSROLLER

Børsens Ledelseshåndbøger 2000:

Af cand.mag., Birgitte Sally og cand.mag., HD, Henriette Divert Andersen, Implement A/S

Projektlederens personlige kommunikation

Kommunikation - en strategisk opgave

I denne artikel ønsker vi at vise, hvordan du som projektleder kan have fordel af at tænke kommunikationsopgaven som en strategisk opgave tæt forbundet med ledelsesopgaven i projektet. Det er derfor en opgave, som du inden projektet og under projektets begyndelse skal have taget stilling til. Denne artikel søger at give dig det overblik over kommunikationsopgaven, der gør det muligt effektivt at vælge, hvordan du vil kommunikere i dit projekt.

Projektets liv

For at skabe det overblik der gør dig i stand til at vælge kommunikationsstrategi, anskuer vi kommunikationen i forhold til projektets liv. De faser ethvert projekt gennemløber fra det bliver etableret som projekt til det implementeres og til slut evalueres.

Modtagere af kommunikation

Og vi anskuer kommunikationen i forhold til de helt oplagte modtagergrupper, som enten er direkte inddraget i projektet eller på anden vis berøres af det. Modtagere som er repræsenteret i langt de fleste projekter.

Fokus på projektets opstart

Vi tager afsæt i en beskrivelse af kommunikationsopgavens forskellige dimensioner gennem projektets liv, hvorefter vi fokuserer på kommunikationen med de enkelte modtagere.

Vi har valgt at sætte et særligt fokus på startfasen i projektet, fordi en velforberedt kommunikationsstrategi kan foregribe kommunikationsproblemer senere i projektet.

1. Kommunikation gennem projektets liv

Som projektleder har du gennem projektets livsforløb mange kommunikationsroller, hvilket stiller store krav til dine kommunikative kompetencer. Ved at være bevidst om din kommunikation, er du samtidig i gang med at sikre et godt liv for dit projekt.

Projektets liv/

kommunikation Idéfase Analysefase Gennemførelse Evaluering

Formel/uformel Formel/uformel Formel/uformel Formel/uformel Formel/uformel

Skriftlig Idéoplæg

Projektlog Projektbeskrivelse

Projektlog Projektjournal

Ændringslog

Projektlog Evalueringsrapport

Projektlog

Mundtlig Projektgruppemøde

Styregruppemøde Projektgruppemøde

Interessentmøde

Styregruppemøde Projektgruppemøde

Interessentmøde Projektgruppemøde

Fokus Proces Produkt Produkt/proces

Implementering af projektet Proces

Kommunikationen gennem projektets livsforløb kan anskues ud fra nedenstående model:

Figur 1 Kommunikationsbehov i projektets livsforløb

Undervejs i projektets liv er kravene til kommunikation forskellig, hvilket er godt at have i baghovedet, når du planlægger din kommunikation. Når vi vælger at dele kommunikation op på denne måde er det for at vise, at der er mange kommunikationsopgaver i projektet – sikkert også nogle du ikke har tænkt nærmere over. I det følgende vil vi kort beskrive, hvad de enkelte elementer af kommunikationen rummer:

Formel/uformel kommunikation Når vi vælger at skelne mellem formel og uformel kommunikation, er det for at sætte fokus på dette skel, idet den uformelle kommunikation ofte undervurderes.

Uformel kommunikation

Den uformelle kommunikation er mails, snak ved møder, på gangen og i form af telefonsamtaler. Den er vigtig, da den vedrører relationer og aspekter som tillid, troværdighed og forventninger til projektet.

Den uformelle kommunikation kan du bruge strategisk i forhold til projektet, fx ved at spørge til fodboldkampen som Jan i marketingafd. spillede i lørdags, ved at spise morgenmad i økonomiafd. osv. Dens vigtigste funktion er at opbygge relationer! Formålet er at blive synlig i organisationen, og dermed gøre det lettere at få netop dit projekt til at være i kollegernes bevidsthed.

Formel kommunikation

Den formelle kommunikation i projektet er til stede i kraft af dokumenter og i kraft af de formalia, der knytter sig til det at være projektleder. Den formelle kommunikation er genkendelig fx i form af projektbeskrivelsen, mødereferater etc. I en del organisationer er den formelle projektleders kommunikation ved at være fuldt implementeret og derfor noget, der bare skal være i orden. Det vil dine projektdeltagere og styregruppe forvente.

Skriftlig/mundtlig kommunikation

Når vi skelner mellem den skriftlige og mundtlige kommunikation er det for at øge bevidstheden om, at begge dele er kommunikation, som man i sine strategiske overvejelser bør tage i betragtning.

Skriftlig kommunikation

Den skriftlige kommunikationsfunktion i projektet er at fastholde beslutninger og dokumentere viden. Den har den klare fordel, at den kan mangfoldiggøres, og man kan vende tilbage til den. Den skriftlige kommunikation er de mange dokumenter, som er en del af projektets liv – fra projektbeskrivelse til mødereferater. Den skriftlige kommunikation skal derfor alene anvendes til ukontroversielle beskeder, da det ikke på nogen måde er engagementsfremmende at få en mail.

Mundtlig kommunikation

Den mundtlige kommunikation er dialog og forhandling i projektet, den er flygtig og svær at fastholde. Den mundtlige kommunikation er før, efter og under de mange forskellige møder, telefonsamtaler og snak på gangen, der er gennem projektets liv – kommunikation som har forskellige modtagere og derfor skal tænkes forskelligt. Den mundtlige relation giver dig mulighed for som projektleder at opfange holdninger og forventninger til dit projekt, og samtidig har du spontant en chance for at kommentere de holdninger. På den måde genfortæller du hele tiden dit projekt for interessenterne, så det bliver i deres bevidsthed som en positiv historie.

Fokus i kommunikationen

Det er ligeledes frugtbart at tænke over, hvilket fokus man har i sin kommunikation. Hvad der er vigtigt i projektet, ændrer sig i løbet af projektets liv.

Proces

I starten af projektet drejer det sig om gruppens etablering. Omdrejningspunktet er, hvordan arbejdet i projektet skal foregå. Fokus er dermed på processen forstået som relationerne mellem projektgruppens deltagere, som styrkes via refleksion over arbejdet og projektet.

Produkt

I projektets midterste faser flyttes fokus til produktet, nu er omdrejningspunktet, hvad der skal laves. Projektgruppen er på dette tidspunkt effektivt sammentømret, og relationerne mellem projektdeltagerne afklarede. Kommunikationsopgaven har nu mere formel karakter i form af metoder, teknikker og værktøjer for analyse, planlægning og gennemførelse.

Til slut i projektets liv hvor det skal implementeres og til sidst evalueres, er det igen refleksion over processen, der er i fokus. Hvordan gjorde vi? Hvad gik godt? Hvad har vi lært? Hvordan gør vi det bedre næste gang?

Man kan illustrere kommunikationen i projektet med kamelens to pukler:

I starten af projektet er der en meget stor kommunikationspukkel, hvor projektet skal etableres, og kommunikationsbehov skal afdækkes. Når projektet er i gang i gennemførelsesfasen, er behovet for kommunikation minimalt – det gode forarbejde gør, at projektet kører. Den eneste undtagelse her er meget langvarige projekter (over år), hvor det ofte bliver nødvendigt at tænke kommunikation i gennemførelsesfasen for, at de eksterne interessenter ikke skal miste interessen. Til sidst i projektet kommer den næste pukkel, når projektet skal evalueres.

På denne måde skifter kommunikationen i de forskellige faser af projektets liv. Kommunikationen kommer til udtryk som formel/uformel og mundtlig/skriftlig kommunikation og skifter fokus i forløbet.

Man kan således kommunikere på mange måder, alt efter hvilket behov kommunikation skal opfylde. Og ligesom behovet for kommunikation skifter i takt med projektets liv, ændrer det sig ligeledes i forhold til hvilke modtagere, man vil nå med sin kommunikation.

2. Projektlederens kommunikationsroller

Kommunikationen ændrer sig ikke kun i forhold til projektets liv, men også i forhold til hvem det er, man retter sin kommunikation mod. Som projektleder kommunikerer du til en række modtagergrupper, som illustreret i nedenstående model :

Kommunikationsrollen har mange facetter, og vi vil i det følgende se nærmere på hvilke behov, der skal tilgodeses i forhold til de forskellige modtagergrupper. Der er fx stor forskel på, hvordan der skal kommunikeres til en underleverandør hhv. et medlem af projektgruppen.

Projektlederens kommunikation opad Den taktiske skakspiller

Din kommunikation opad er henvendt til projektejer og styregruppe. Som projektleder kan du sammenligne din rolle med den taktiske skakspillers.

Du skal gøre dig klart, hvilke brikker du har at spille med, og hvilke træk der skal til, i forhold til målet for projektet.

Du bør hele tiden være et træk foran i forhold til styregruppen – hvordan kommer du det?

Overordnet er formålet med styregruppemøderne at få ’go’ for næste skridt i projektet. Det vil sige, at du som projektleder skal levere beslutningsgrundlag til styregruppen.

Styregrupper er ikke ens. Alligevel vil vi gerne give nogle generelle input til, hvad du som projektleder bør overveje i forhold til kommunikation med styregruppen.

Det kan være en god idé at tænke i ’før, under og efter styregruppemødet’:

Før mødet skal du gøre dig klart, hvad det er, du skal have ud af mødet. Hvilke beslutninger er det, du vil have din styregruppe til at træffe? Hvilket beslutningsgrundlag skal styregruppen have for at træffe denne beslutning? Forbered dig på spørgsmål du vil stille styregruppen - det gør det lettere at styre mødet. Tænk over hvilke spørgsmål styregruppen vil stille? I kan eventuelt i projektgruppen forberede jer på styregruppemødet ved at lave en brainstorm, og skiftes til at stille de kritiske spørgsmål, som styregruppen vil stille. Sørg desuden for at have en uformel dialog med det styregruppemedlem du er mest fortrolig med (ofte projektejeren). Hvis projektejeren har for mange indvendinger, kan du godt forberede dig på et tungt styregruppemøde. Sørg med andre ord for at projektejeren kan og vil bakke dig op på mødet. Spørg direkte efter det.

Under mødet: Sørg for at du holder dig til sagen, undgå diskussioner der afviger for meget fra det beslutningsgrundlag, du har brug for. Præciser fra mødets start, hvilke beslutninger, du gerne vil have truffet. Det kan du bl.a. gøre ved at have forberedt hvilke emner, der skal behandles på mødet, og ved at have forberedt spørgsmål der kan bringe dig på rette spor igen, hvis diskussionen skrider. Undgå at mødet bliver en enetale fra din side, giv plads til dialog og sørg også for at lytte.

Efter mødet, skal du gøre dig klart, om de relevante beslutninger blev truffet, som du forventede. Er der uafklarede ting i forhold til mødet, som du bør vende tilbage med? Sørg igen for uformelt gennem projektejer at få et indtryk af styregruppens vurdering af dit projekt. Er der evt. særlige medlemmer, som du bør fokusere på?

Skab opmærksomhed

Du skal tidligt og markant gøre opmærksom på dit projekt og dets potentielle problemer. Det er med til at sikre den nødvendige opmærksomhed og opbakning fra ledelsen. Selvom kommunikationen er formaliseret gennem styregruppemøder og referater, spiller den uformelle kommunikation også en væsentlig rolle her. Fx kan en telefonsamtale med projektejer være vigtig i forhold til netop dit projekt. Lobbyarbejde er generelt en god idé, især hvis du ikke kender styregruppemedlemmerne.

Et problem er ofte, at man som projektleder sender det signal, at projektet kører fint, og eventuelle problemer holdes inden for projektets fire vægge. Den manglende dialog gør, at du som projektleder holder fast i din egen virkelighed og lukker øjnene for, hvad der sker omkring dig . Det duer ikke! Som projektleder er du nødt til, at være meget klar i din kommunikation, både for at få den rette opmærksomhed, og for at opretholde en troværdig position.

Projektlederens kommunikation bagved Projektlederen som bokser

Din kommunikation bagved projektet er henvendt til linieorganisationen. Det kan lyde voldsomt, men som projektleder er din rolle her ofte bokserens.

Der skal kæmpes for projektets status i organisationen for i sidste ende at sikre de ressourcer, som projektet har brug for. Som projektleder er du ofte kun leder i en begrænset periode og skal derfor kæmpe desto mere for dit projekt.

Opbyg uformel indflydelse

Det er vigtigt at få opbygget en stærk uformel indflydelse, idet du ofte vil skulle kæmpe med linieorganisationen om ressourcer til dit projekt.

En måde at gøre det på kan være at skabe den gode fortælling om projektet, der gør, at projektet lever i linieorganisationens bevidsthed. Det kan du fx gøre ved at formidle interviews og gode cases via intranet eller anden intern kommunikation. Det er formidlingen af processen, der gør de andre interesserede. Ligesom kommentatorerne i boksekampen (det vil alle, der har set en kamp uden lyd, være forvissede om). Endvidere er det en god idé at være synlig i organisationen. Fx at dit projekt bliver fremhævet på månedsmødet, at få ringet til Peter, der er projektejer eller lige få snakket med Kurt, der også har interesse i at få Birgit med på sit projekt. Linieorganisationens opbakning er afgørende for, at dit projekt ikke kommer til at leve en hensygnende tilværelse, hvor der bliver skaltet og valtet med ressourcerne – det er dit ansvar at undgå det. Din væsentligste interessent er her ressourceejerne, så gå til dem tidligt, også selvom de formelt er placeret højere i hierarkiet end dig.

Fratagelse af ressourcer har konsekvenser

Den mere formelle del af kommunikationsrollen er ressourcekontrakten, hvor det er fastlagt hvilke ressourcer, der er allokeret til projektet i hvor lang tid.

Du skal være god til at kæmpe for din bemanding, fratagelse af ressourcer skal have konsekvenser på andre områder. Hvis du får frataget en mand, er det vigtigt, at du fastholder overfor styregruppen, at det har nogle konsekvenser for projektet - det være sig enten på kvaliteten, tiden, eller humøret i gruppen.

Projektlederens kommunikation udad

[Projektlederen som ambassadør]Kommunikationen udad er henvendt til de eksterne interessenter omkring projektet; kunder, leverandører, fagforeninger, interesseorganisationer m.m. Kommunikation med projektets interessenter er ofte den eneste kommunikationsopgave der planlægges i projekter. Som projektleder er du ambassadør for dit projekt. Det er dit ansvar, at projektet får den rette accept fra alle relevante interessenter.

Du skal sørge for at ’time’ kommunikationen til de rette modtagere på det rette tidspunkt og i den rette mængde. Relevansen er vigtig. Hvis dit budskab om projektet ikke er relevant for modtageren, bliver det ikke modtaget, som du havde forestillet dig.

Målgruppens informationsbehov

Kommunikationen til interessenterne er tæt forbundet med interessentanalysen. Din tilrettelæggelse af kommunikationen hænger tæt sammen med, i hvilken grad interessenterne har indflydelse på projektet.

Kommunikationen til de forskellige interessenter skal afspejle interessenternes forskellige behov for information. For at planlægge den rette kommunikation, kan du se dine interessenter i forhold til nedenstående figur:

Figur 2 Fastlæggelse af kommunikationsstrategi overfor projektets interessenter

Hvad har du brug for fra dine interessenter? Nogle interessenter skal blot orienteres om projektet, andre skal involveres og deltage i fælles løsning af problemer i projektet. Når du tænker i kommunikationsstrategi i projektet, er det vigtigt, at du også tænker den uformelle kommunikation ind. Når vi ikke har eksemplificeret den i større grad, er det fordi, det vil være individuelt, hvilken uformel kommunikation, der skal tænkes ind i forskellige projekter, virksomheder og kulturer. Så nedenstående formaliserede forslag er blot en del af kommunikationsstrategien overfor interessenterne.

Opmærksomhed

Opmærksomhed omkring projektet kan du skabe både gennem din uformelle kommunikation med de rette interessenter, ligesom du kan formalisere din kommunikation i form af nyhedsbrev og notater til interessenterne. Kommunikationen er her bred og har karakter af massekommunikation, og derfor skal budskabet være kort og klart.

Målgruppen vil ofte være interessenter med perifer interesse i projektet, som blot skal informeres om projektet. Men kommunikationen kan også være en introduktion til en egentlig markedsføring af et større projekt. Fx et indlæg i jeres interne blad/nyhedsbrev, hvor du fortæller om projektets idé og løbende orienterer om, hvor langt projektet er.

Forståelse

Her er intentionen med din kommunikation, at interessenterne opnår en forståelse for projektet fx ved en større omrokering i virksomheden, nedskæringer o.a. Kommunikationen kan formaliseres gennem diskussioner, gå-hjem-arrangement, gruppemøder og roadshows, hvor kommunikationen er orientering og en dialog om de synspunkter, der måtte være. Fx rammesatte gruppediskussioner i forbindelse med integrationsproces, hvor deltagerne gennem fælles diskussion får et mere nuanceret syn på processen.

Opbakning

Her er det vigtigt at få interessenternes holdning til projektet fx i form af feedback, debat og dialog. Interessenterne kan fx være brugere i forhold til dit projekt. Dialogen med denne gruppe er essentiel for projektet, da projektet ikke kan eksistere uden opbakning fra denne gruppe. Her bruger vi kommunikationen til at få nuanceret holdningerne omkring projektet, at se projektet fra flere sider, fx gennem en debat med markedsføringsfolk i forbindelse med produktudviklingsprojekter.

Involvering

Er de interessenter, der i høj grad er berørt af projektet. Det er nødvendigt, at de har tillid til dig som projektleder, og det kan du opnå gennem din uformelle kommunikation, men også ved at formalisere inddragelse på forskellige tidspunkter i projektet. Kommunikationen benyttes til at involvere målgruppen gennem en nuanceret dialog, hvor alle synspunkter inddrages.

Her er det en god idé, at være kompromissøgende og indstillet på, at nogle problemer skal løses i fællesskab. Fx projekt hvor flere afdelinger i en virksomhed skal lægges sammen, her skal personerne involveres tæt i arbejdet, for at alle behov tilgodeses og for at forhindre modstand. Det vil sige, at de, der involveres, har indflydelse, og deres synspunkter tages til indtægt i projektet.

Commitment

Commitment er forstået som en helhjertet indsats i forhold til projektet, sådan at man føler så meget ejerskab til projektet, at gruppens resultat kommer før ens eget.

Målgruppen er her de personer, der er en del af projektet. Den primære kommunikationsopgave er at sikre projektgruppens engagement gennem hele projektforløbet, og det er er en stor opgave. Derfor vil vi, i næste afsnit, bruge en del plads på at beskrive projektlederens kommunikationsrolle ’nedad’– i projektgruppen.

Når interessenternes rolle og graden af involvering i forhold til projektet er klarlagt, kan kommunikationsstrategien fastlægges. Nu kan du gøre dig klart:

• Hvad der skal siges

- Hvad er det, der er vigtigt at sige til målgruppen for at få deres accept af projektet

• Hvordan og hvor skal det siges

- Hvordan skal din kommunikation udformes

- Hvilket medie vil du benytte; opstartseminar, nyhedsbrev, intranet, annonce, mail, diskussion, styregruppemøde, middag, feedback, involvering, debat m.m.

• Hvad det koster

- Står omkostningerne mål med behovet

• Hvordan effekten kontrolleres

- Hvordan sikrer du dig, at din kommunikation får den rette effekt

Vi har nu givet et bud på, hvordan du i din kommunikation til interessenterne kan tage højde for, i hvor høj grad interessenterne skal involveres i projektet. Du bør tilpasse din kommunikation, så der er en sammenhæng mellem indsats og behov. Og for at få den rette accept til dit projekt skal kommunikationen være relevant set fra modtagerens synspunkt. Sidst men ikke mindst, skal du også her huske at tænke den uformelle kommunikation ind.

Projektlederens kommunikation nedad

[Projektlederen som forældre] Kommunikationsopgaven nedad er henvendt til projektgruppen, der arbejder med projektet til daglig. Her ligger din vel nok største kommunikative udfordring. Som projektleder kan du her sammenlignes med forælderen.

Du skal sætte rammen, som gruppen skal udfolde sig inden for. Du skal drage omsorg for gruppen, når der er behov for det. Du skal kæmpe for projektet, og du skal motivere gruppen dels til at samarbejde, og dels til at engagere sig i forhold til projektet.

Projektgruppens usikkerhed

I starten af projektets liv vil gruppemedlemmerne være usikre og være meget fokuseret på sig selv, og hvad der forventes af dem. Det er her vigtigt, at du får skabt en ramme, et ’vi’ og en fortælling om projektet, der kan give gruppen et overordnet ejerskab til projektet. Alle i projektgruppen skal opleve projektet som en god idé, som den enkelte har lyst til at arbejde for.

Relevansformidling

Du skal i samarbejde med projektgruppen fastlægge mål og plan for projektet, men samtidig er det vigtigt, at du sørger for at formidle relevansen for den enkelte. Det er ikke nok at formidle viden om projektet. Deltagere i projektarbejdet har brug for at vide, hvilken betydning arbejdet har for den enkeltes hverdag. Fx at få konkretiseret rolle og arbejdsopgave, at vide hvilken indvirkning arbejdet i projektet har for det daglige arbejde i linieorganisationen.

Skab interesse for processen

Kommunikationsopgaven nedad er en ordentlig mundfuld. Det essentielle er, at du skaber interesse for ’processen’, så den ikke opfattes som ligegyldig, men bliver taget alvorligt på lige fod med ’produktet’, og at du i din egen kommunikation giver plads til de andre. Dette kan blandt andet gøres ved som projektleder at vise sin tvivl og refleksion overfor projektgruppen, så de andre initieres til at gøre det samme. På den møde kan du være heldig at få den projektgruppe, der udover at træffe bedre beslutninger også bliver bedre til at diskutere dem metodisk.

Retningslinier for god kommunikation

Kommunikation er et raffineret værktøj, der viser, hvem vi er som personer. Fordi kommunikationen er så tæt knyttet til vores personlighed, er det ikke sådan bare lige at ændre på – men du kan gøre noget. Ved at blive bevidst om din kommunikation, har du allerede taget et skridt i den rigtige retning. Nedenstående otte punkter er retningslinier for god kommunikation i projektgruppen . De otte punkter illustrerer den gode kommunikation, som giver dig indflydelse, der sikrer at din gruppe fungerer. Punkterne er ikke prioriterede:

1. Vær klar i din kommunikation, det vil sige, at du melder direkte ud uden omsvøb.

Fx ”Vi har overskredet tidsplanen. Jeg oplever, at årsagen er, at projektet ikke prioriteres højt nok. Bl.a. oplever jeg, at du, Lars, ikke har den fornødne tid til at arbejde i projektet. Er min oplevelse rigtig?”

2. Stå ved dig selv, meld dine holdninger ud, uanset hvad den måtte være. Det skaber troværdighed omkring din rolle som projektleder.

Fx ”Jeg mener, at I som styregruppe er nødt til at give os mere tid i projektet, så længe ressourcerne prioriteres, som de gør lige nu. Hvis vi ikke kan få den fornødne tid og bemanding, kan jeg som projektleder ikke tage ansvar for den oprindelige plan. Så vidt jeg kan se, er I nødt til enten at gøre A eller B.”

3. Erkend at du kan tage fejl.

Fx ”Jeg må blankt erkende, at da jeg oplevede, at du Lars ikke havde den fornødne tid til projektet, tog jeg fejl. Din lavmælte facon gjorde, at jeg overså den store indsats, du lægger i projektet.”

4. Tag konfrontationer, det vil sige, at du åbent vælger at tage konfrontationer op.

Fx ”Jeg har i den senere tid oplevet en del spændinger mellem dig, Birthe og dig, Kurt. Det betyder meget for arbejdsklimaet i gruppen, så derfor synes jeg vi skal få jeres uoverensstemmelser frem i lyset. Jeg kan som projektleder ikke se og vide alt, så I må melde ud, hvad problemet er.”

5. Giv konstruktiv kritik, der er set i forhold til arbejdet i projektet.

Fx ”Jeg oplever ikke din indsats i projektet som tilstrækkelig. Det virker som om, du har meget andet arbejde i organisationen. Har du brug for hjælp til at finde en løsning på det.”

6. Vis solidaritet med medlemmerne i projektet. Det kan være ved at tage en svag parts synspunkt op, og ved at give udtryk for at du ved, hvor det enkelte gruppemedlem er i forhold til projektet.

Fx ”Jeg vil gerne høre lidt mere omkring din idé, Peter. Hvordan forestiller du dig, at vi kan udføre den i praksis?”

7. Mestr face-work, det vil sige gensidigt arbejde på at bevare hinandens positive selvbillede, sådan at ingen taber ansigt.

Fx ”Birthe, jeg ved godt, at du ikke har så meget tid i næste uge, men kunne du ikke….”

Eksemplet viser, hvordan vi gennem at nedtone vores budskab sikrer, at den anden part har en mulighed for at sige nej uden at tabe ansigt. Havde eksemplet i stedet heddet ”Birthe, du skal …. i næste uge”, ville det være meget svært for Birthe at afslå uden at tabe ansigt.

Dette gensidige arbejde, på at bevare hinandens positive selvbillede, er en stor og meget væsentlig del af vores kommunikation med hinanden.

8. Vær åben i din kommunikation, ved at være lydhør over for forskellige synspunkter. Ved at stille spørgsmål og åbent erkende, at du ikke kender de rigtige svar.

Fx ”Jeg vil gerne høre, hvad I mener om det projektoplæg, der ligger. Måske skal det justeres, hvad siger I?”

Retningslinierne for god kommunikation er idealet, og det kan i praksis være svært at leve op til. De otte retningslinier for god kommunikation kan være med til at give et billede af, hvordan du rent faktisk kommunikerer, og hvor du med fordel kan forbedre din kommunikation.

Du skal gå foran

Du etablerer dig i høj grad som projektleder gennem din kommunikation. Det er gennem din egen kommunikation i gruppen, at du viser, hvordan kommunikationen i gruppen skal være. Din kommunikation hænger tæt sammen med, hvem du er som person. Det er vigtigt, at du står ved den du er, og der hvor du har dine ’skæve’ områder, må du melde det ud over for gruppen. Det er en stor udfordring at få koordineret de mange forskellige billeder og faglige perspektiver, der er i en gruppe, det gør du gennem din kommunikation.

Projektlederens kommunikation indad

[Samtalen med dig selv] Kommunikationsopgaven indad er henvendt til dig selv, og er både din egen refleksion over din rolle som projektleder, og andres feedback på dig som projektleder.

Refleksion

Refleksionen over din rolle som projektleder er vigtig, for at du kan lære. Det er hårdt arbejde at være projektleder netop på grund af de mange roller, du skal kunne forvalte. Det kræver stor psykologisk styrke og modenhed at forvalte denne rolle. Det kan sammenlignes med, at du skal køre toget, samtidig med at du skal lægge skinner og servicere passagerne . Det kan her være en god idé at opsøge andre projektledere i din virksomhed og få etableret diskussionsfora, hvor I kan vende problemstillinger i forhold til det at være projektleder. Det kan også være en oplagt idé at blive coachet på rollen som projektleder – gerne af en ekstern part, så det bliver muligt for dig at diskutere de ofte ret intime problemstillinger, der gør sig gældende i projektet.

Feedback

Det er ligeledes en god idé at sørge for, at du får løbende feedback af din projektgruppe, men også gerne af andre i tilknytning til projektet. Feedback er en meget konstruktiv tilgang til udvikling. Det er gennem andre menneskers tilbagemeldinger på vores handlinger, at vi for alvor har muligheden for at udvikle os.

Præsentation

Endelig kan det være en idé at se sin præsentationsteknik efter i sømmene:

• Tal højt, klart og tydelig – stå ved dig selv.

• Sørg for at dine budskaber er korte og præcise – forfald ikke til detaljen når du præsenterer.

• Vær opmærksom på dit kropssprog – din gestik skal understøtte dit budskab.

• Varier din brug af medie (overhead, flip-over, pc m.m.)

Din fremtoning af stor betydning for, hvordan dit budskab bliver modtaget. Vær derfor bevidst om dine virkemidler, både der hvor du er stærk, og der hvor du kan forbedre dig.

Kommunikationsstrategien der sikrer det gode projektliv

Initiativet er dit!

Med artiklen håber vi at have givet dig et overblik over projektlederens kommunikationsopgave og et indblik i kommunikationens raffinement. Vi har givet bud på, hvordan du kan løse kommunikationsopgaven i projektet ved at se kommunikationen som en strategisk opgave tæt forbundet med ledelsesopgaven i projektet. Og derfor er kommunikationen også noget, der skal tænkes ind i starten af projektets liv og ses i forhold til de mange forskellige modtagere, der er i projektet. Som en kort opsamling vil vi slutte af med at give dig følgende gode råd:

• Tænk kommunikationen ind i starten af projektet og reflekter løbende over dine valg – skeln mellem produkt og proces.

• Gør det klart hvilke behov for kommunikation, der er gennem projektets liv – og revider løbende i takt med at behovene flytter sig.

• Gør dig klart hvilken form for kommunikation, der er tale om.

• Sørg for at din kommunikation er relevant i forhold til modtager og projekt - tænk i de forskellige modtagergrupper.

• Prioriter også den uformelle kommunikation.

Den gode kommunikation er dit ansvar, du skal gå foran – initiativet er dit!

Om forfatterne

Birgitte Sally, cand. mag., arbejder som konsulent i Adcore Implement A/S. Hun har lavet en empirisk undersøgelse af kommunikationen i tværfaglig projektgruppe, med fokus på ledelse og indflydelse i projektgruppen. Hun arbejder med projektledelse, hovedsagelig kommunikationsopgaven i projekter, og hun underviser projektledere.

Henriette Divert Andersen, cand.mag. og HD, har gennem de sidste par år arbejdet som konsulent i Adcore Implement. Hun har arbejdet med organisatorisk forandring med fokus på udvikling af projektorganisationer. Samtidig har hun arbejdet med træning og coaching af projektledere og projektdeltagere og som projektleder på udviklingsprojekter.

E-mail adresse: henriette.andersen@adcore.com

Litteratur

Projektlederens kommunikative kompetencer – empirisk undersøgelse af kommunikationen i tværfaglig projektgruppe, fokus på magt og indflydelse.

Birgitte Sally

Upubliceret speciale fra Københavns Universitet 2000.

Project management and communication management – two growing disciplines with much to offer each other.

Liam FitzPatrick

Journal of Communication Management v. 2 no. 1 august 1997

Psykologisk kompetenceudvikling af projektledere – I projektledernetværk og andre lærende fora…

Mette Amtoft

Ledelse i dag nr. 38/forår 2000 10. årgang nr. 2

Du kan læse mere om Sally Kommunikations kursus i projektstyring her