UNDGå AT SPILDE TID TIL MøDER
Undersøgelser viser, at op til 30% oplever, at de spilder deres tid, når de er til møder. Det vil sige, at mange sidder og ærgrer sig over, de ikke bruger deres tid på at få ordnet nogle af de opgaver, der venter på dem. Det betyder også, at de kommer tilbage fra mødet med mindre overskud. De vil typisk føle, at de er blevet tappet for energi og er gået ned i laveste gear.
|
Af Signe Bonnén Det særlige ved møder Møder kan være en af kommunens vigtigste fora. Det er her, vi mødes for at få vendt visioner, og her vi kan få visionerne omsat eller relateret til konkrete arbejdsopgaver eller få ideer til nye procedurer, sagsgange eller samarbejdsrelationer. Møderne giver også mulighed for at mødes med kolleger. Møder kan fungere som organisationens ’kit’ – det som holder det hele sammen. Vi skal værne om den dyrebare tid, vi bruger og sørge for, at alle oplever, at tiden er godt brugt. Og vi skal helst komme derfra med mindst lige så meget energi, som da vi kom. Møder med eller uden ventetid Hvis du sender en mail til en kollega og foreslår at holde en kaffepause, synes de fleste, at det er hyggeligt at sidde i 5-10 min for at høre, om barnebarnet der er startet i skole, eller om den nye ombygning af huset eller andre af kollegernes private oplevelser. Men hvis vi er blevet indkaldt til møde kl. 10 og kommer til tiden, sidder i ventetiden og småsnakker med de andre, om de samme emner, oplever vi, at det er ventetid og ikke en hyggestund eller kort pause. For det var ikke derfor vi kom til tiden til mødet. Møder med effektivitet Møder kan være effektive. Det kræver, at der er en person, som bruger tid inden mødet på at planlægge det. Mange møder bliver indkaldt med en sparsom eller fast dagsorden. Hvis mødet skal være effektivt, kræver det, at møderne er planlagte: Hvilke emner skal på dagsorden, og hvilke emner vil det være nemmere at tage på mail eller intranettet? Mange møder starter med en orientering/status, hvor der ikke inviteres til dialog. Så kan man lige så godt skrive det ud inden og ikke bruge tiden til lang monolog og ren envejskommunikation. Møder med energi Energi kan komme på mange måde, men en nem måde er, hvis deltagerne oplever, at det er vigtigt, de er med, og at deres tilstedeværelse og synspunkter er vigtige. Drop derfor informationspunktet (skriv det ud i forvejen) og ’bordet rundt’ på mødet og brug tiden meningsfuldt. Hvis alle skal høre lidt om, hvad de andre laver, må formålet frem – hvad kan de andre lære af det, som jeg sidder med? Hvis det er sagsbehandling kunne det være en refleksion over de typiske spørgsmål eller problemer, som går igen i borgernes breve eller mail. Eller et behov for at få erfaringer, så egne opgaver kan blive løst hurtigere? Eller det kunne være at beskrive en lærende oplevelse med en borger. Gode råd til effektive møder med energi
|
